Nuestro servicio: consultoría de operaciones y digital funciona bajo la premisa de que, todas las empresas buscamos constantemente la mejor manera de hacer lo que sea que hagamos. Esto es lo mismo para una agencia de viajes, que una fábrica de ropa, que una tienda online o una empresa de servicios, necesitamos mejorar.
Desde la perspectiva de operaciones los indicadores más abarcadores para medir (y controlar) esta mejora son la eficiencia y la eficacia.
En pocas palabras, un proceso es eficiente si no utiliza más recursos (tiempo, personal, dinero) que los que son realmente necesarios para su ejecución y que un proceso es eficaz si logra los objetivos para los que fue diseñado.
El servicio de consultoría de operaciones y digital es un servicio que busca mejorar la eficiencia de los procesos de nuestros clientes a través del uso de la tecnología siempre y cuando se logre mantener la eficacia.
Para lograr lo anterior, este servicio se desarrolla en 2 etapas principales:
- Diagnóstico (se determina la situación actual respecto a la gestión por procesos y costes de producción de bienes o servicios)
- Planificación (Se determinan las operaciones, actividades y procesos de la empresa en que la transformación digital tendrá mayor impacto económico)
Todo lo que te explico en este artículo puedes implementarlo en tu empresa, negocio, emprendimiento… tú mismo. A continuación, te explico cómo lo hacemos en Precise Future para nuestros clientes y si estás interesado puedes solicitar el servicio en este enlace.
Diagnóstico y planificación
Cuando una empresa se interesa por este servicio agendamos una primera reunión para conocer lo que busca exactamente. Es posible que tengas claro cuales son los procesos de tu empresa en los que quieres implementar este servicio. Sin embargo, si lo que necesitas es automatizar o digitalizar tareas o actividades específicas te recomiendo solicitar este servicio ya que está más orientado a las etapas de implementación y medición y seguimiento que no forman parte de este servicio.
El servicio de consultoría de operaciones y digital es más abarcador y su salida o producto principal es el plan de transformación digital.
Reunión inicial
En la reunión inicial, nuestro equipo te hará varias preguntas que le ayudarán a determinar la magnitud y alcance del proyecto a realizar, siempre recomendamos que haya presente en la reunión una persona de tu empresa que responda por el o los procesos en los que se quiere realizar el estudio.
Luego de esta reunión se comienza con la elaboración del presupuesto. Para obtener este presupuesto, nuestro equipo realizará varios análisis.
- Caraccterización de las herramientas más utilizadas en tu rubro, ventajas, desventajas y costo de las mismas
- Cantidad de subprocesos y actividades dentro del o de los procesos en los que se quiere mejorar a través del uso de la tecnología.
- Cantidad de personas que intervienen en estos procesos
- Cantidad de entradas y salidas de cada actividad
- Estado de la gestión por procesos en la empresa
Presupuesto
Con esto se determina la bolsa de horas que te recomendamos para cubrir con todos los aspectos necesarios de la planificación y diagnóstico.
La elaboración del presupuesto no debe tomarnos más de 72 horas tras las cuales se te enviará el presupuesto estimado de tu proyecto.
Una vez aprobado el presupuesto te enviamos:
- contrato de prestación de servicio
- acuerdo de confidencialidad para ambas partes
Tras completar los temas anteriores se comienza a desarrollar el diagnóstico a más profundidad. Durante esta etapa es importante que nos veas como parte de tu empresa ya que para lograr buenos resultados vamos a necesitar apoyo de tu equipo de trabajo y acceso a la información que interviene en el proceso.
¿Qué análisis se realizan para obtener un buen diagnóstico de la situación actual?
El diagnóstico para este servicio con Precise Future tiene varias salidas:
- Elaboración (o actualización) del mapa de procesos (1)
- Flujo de actividades actual para los procesos en cuestión (2)
- Costos actuales asociados a cada actividad (3)
Para obtener el flujo de actividades nos entrevistamos con los responsables de cada proceso (especialistas, no directivos). Hay casos en los que puede ser necesario necesario, dar seguimiento al trabajo que se realiza, es decir, observar el cómo realizan algunas de las actividades que no logramos encajar en el mapa de procesos solamente con la explicación del trabajador. Puede aplicarse también a tareas o actividades en que los tiempos de ejecución varíen mucho de una ejecución a otra.
Determinamos el mapa de procesos a partir de la interacción entre estas actividades definidas, la importancia de estas para garantizar las características de calidad de los productos o servicios que ofreces y la forma en la que se relacionan estas actividades con la misión de la empresa.
Por último, para determinar los costos de cada actividad tenemos dos opciones. La primera es obtener de la contabilidad de tu empresa los costes directos e indirectos, aplicamos la técnica de imputación de costes indirectos que mejor se acomode a los datos que tengamos.
Puede ser que no estés dispuesto a poner a nuestra disposición información relacionada con la contabilidad. En este caso, todo el análisis se enfocará en la reducción de los tiempos de trabajo.
Planificación
Partiendo de los resultados del diagnóstico, comenzamos a analizar alternativas de automatización y digitalización (4) de actividades que permitan reducir costes de producción. Para cada actividad tendrás, coste actual contra coste después de haber realizado el cambio. Finalmente se realiza un análisis de la cadena de valor(5) con el cual determinamos qué actividades son imprescindibles y cuáles no lo son para la obtención de tus productos o servicios (manteniendo las mismas características de calidad y/o niveles de servicio).
Con estos elementos elaboramos un plan de transformación digital (6) que incluye todas las salidas mencionadas (marcadas con un número entre paréntesis a su derecha), un desglose de los pasos (roadmap) que recomendamos ir realizando de acuerdo a los beneficios que aporta cada uno a la empresa y los costes de implementación.
