¿Qué es la transformación digital?
En Precise Future entendemos la transformación digital como un proceso mediante el cual las empresas aumentan su rentabilidad a través del uso de la tecnología y tienen control sobre los resultados obtenidos.
Este pudiera considerarse el indicador principal de un proceso de transformación digital. Para que este proceso pueda considerarse exitoso debe impactar de forma positiva en la rentabilidad de la empresa, ya sea por la parte de ahorro de recursos, aumento de ventas, aumento de la capacidad de producción, etc.
¿Qué es transformación digital y qué no lo es?
Fijemos la idea de que buscamos aumentar la rentabilidad, puede parecer repetitivo pero muchas veces se pierde que este es el foco principal.
Entonces pudiéramos considerar que cualquier uso nuevo de la tecnología que impacte en los resultados de la empresa puede ser considerado transformación digital. Sin embargo, desde nuestro punto de vista este proceso no está completo si no es posible medir ese impacto en los resultados ya sea de forma directa o indirecta.
Desde este punto de vista la medición tiene un carácter fundamental dentro de cualquier proceso de transformación digital.
Por lo tanto, si tu empresa ha creado una tienda online o una cuenta en redes sociales no necesariamente es transformación digital o al menos esta no está completa. En este caso tu empresa ha aumentado sus canales de venta, su presencia online, puede mejorar su imagen de marca, puede crear una comunidad y con una buena gestión de estos canales puede percibir un incremento en las ventas.
Sin embargo, si a lo anterior sumamos un sistema que permita a tu empresa conocer cuáles son los canales de venta y productos que más ingresos generan, cuáles han sido las campañas que mayor rentabilidad han ofrecido, etc. sí pudiéramos considerarlo transformación digital.
Ejemplos de transformación digital
Este es un caso que nos hemos encontrado frecuentemente. Una empresa que tiene x trabajadores dedicados a atención al cliente. Sus tareas principales son gestionar las redes sociales de la empresa, enviar emails a clientes a los que se les debe dar seguimiento un tiempo después de haber recibido el servicio y agendar citas que actualmente se realizan vía telefónica, email, y Whatsapp.
En la medida que el negocio crece estas personas no dan abasto para estas tareas por lo que eventualmente comienzan a responder a menos comentarios en redes sociales o no responden alguna de las vías de agendamiento o los tiempos de respuesta son demasiado largos. Pongamos que en este ejemplo lo que se ve afectado es la gestión de las redes sociales
En estas condiciones un software para el agendamiento de citas y para la automatización de email puede reducir en gran medida la carga de trabajo de estas personas por lo que podrán dedicar más tiempo a la gestión de las redes sociales de la empresa.
Esto es un ejemplo bastante simple, pero representa la esencia de a qué llamamos transformación digital.
Vale recalcar que la medición del impacto es bastante simple. Por ejemplo: cantidad de citas agendadas con el sistema contra el total de citas agendadas.
Otro ejemplo ocurre con empresas que realizan servicios en los que el precio varía mucho en dependencia de varias variables. Pongamos que una empresa de mudanzas da servicios para toda España peninsular. Actualmente los clientes solicitan una cotización a través de un formulario de contacto en el sitio web y la empresa realiza la toma de requisitos del cliente vía telefónica y al final entrega una cotización. Actualmente la empresa logra cerrar 1 de cada 10 solicitudes debido a que:
- El cliente ya no está interesado en el servicio
- El cliente no contestó al teléfono
- El cliente contrató el servicio con otra empresa de mudanzas
- El cliente no está de acuerdo con el precio del servicio
En este caso un software que permita al cliente potencial realizar la cotización de forma online puede incrementar de forma significativa las ventas que realiza la empresa.
Este sistema lógicamente debe ser capaz de reproducir exactamente el proceso de cotización que se realiza vía telefónica.
Esta última parte es fundamental: la transformación digital de un proceso debe reproducir los mismos resultados (o salidas) que el proceso inicial.
¿Cómo saber si será exitosa la transformación?
El equipo que trabaje en el proceso de transformación digital debe ser capaz de entender los procesos de tu empresa al detalle. Recuerda que estamos buscando obtener las mismas salidas de cada proceso pero mejorando la eficiencia y/o eficacia del mismo a través del uso de la tecnología para impactar de forma positiva en la rentabilidad.
Antes de comenzar a desarrollar la solución debes tener una estimación del impacto que el proceso de transformación digital va a tener en tu negocio. En este sentido tienes 2 opciones.
Opción 1: Te encargas tú mismo de determinar en qué partes de la empresa se debe implementar esta transformación. Utilizando los ejemplos anteriores puedes llegar a la conclusión de que lo que más te interesa es un sistema que permita la automatización de email por ejemplo, y en este caso puedes contactar directamente a una empresa que se dedique a esto
Opción 2: Es la opción más recomendada y consiste en contratar una empresa que se encargue del proceso desde 0.
¿Cómo desarrollamos este Proceso en Precise Future?
Puedes ver los detalles aquí, pero se resume en los siguientes pasos.
- Análisis de la empresa: Se hace un estudio profundo de los procesos de tu empresa para determinar los lugares en que mayor impacto tendría la transformación digital en tu organización
- Plan de transformación digital: Te entregamos un informe detallado con la información anterior que además incluye costos de desarrollo, beneficio estimado, tecnologías que pudieran ser utilizadas, tiempos de desarrollo y roadmap. En este punto puedes decidir si hacer esta implementación con nuestro equipo o no.
- Comenzamos el desarrollo de las soluciones para tu negocio
Equipo para desarrollar la transformación digital de tu empresa
Este punto tiene al personal de tu empresa como principal miembro del equipo. En esta parte no hay opciones. Tu capital humano debe ser parte del proceso sí o sí ya que nadie puede conocer tu empresa mejor.
El equipo externo debe ser multidisciplinario, en primer lugar con personal capaz de entender y modelar tu negocio al detalle con conocimientos de ingeniería de procesos, ingeniería de calidad, ingeniería industrial, etc. Por otra parte, personal especializado en el desarrollo de las soluciones tecnológicas. En este caso el espectro es más variado ya que con muchísimas tecnologías diferentes se pueden desarrollar las mismas soluciones. Finalmente debe contar con personal calificado en Data Analysis y BI.
Pero ¿es imprescindible contratar un equipo externo para llevar a cabo la transformación digital?
La respuesta a esto es… Depende. Si tus procesos no son muy complejos y la empresa desde que se creó tuvo en cuenta que quería ser un negocio digital que no dependiera de aumentar el personal para escalarse y además tu equipo de trabajo cumple con los requisitos anteriores aunque sea a nivel básico es muy probable que sean capaces de afrontar nuevos desafíos, mejorar la productividad, y generar más ingresos con herramientas tecnológicas sin necesidad de contratar una empresa externa. Reitero que nadie conoce tu empresa mejor que tú y tu equipo.
Entonces, si eres capaz de estimar el impacto de la transformación digital de tus procesos, además tienes claro cuales son los objetivos a alcanzar y tu equipo es capaz de desarrollar las soluciones, probablemente puedan desarrollar procesos internos de transformación digital sin ayuda externa. Para ello recuerda que pueden contar con herramientas no-code o low-code que faciliten llegar a la solución.
Esto se cumple para una empresa de cualquier tamaño, sin embargo, en la misma medida que el tamaño de la empresa aumenta, aumenta la dificultad de realizar la transformación.
Pasa lo mismo cuando la empresa tiene más tiempo de creada o menos digitalizada esté. La transformación digital en estos casos puede tener un impacto mayor pero es más compleja.
Tecnologías importantes en los procesos de transformación digital
Debes tener en cuenta como se ha ido desarrollando tu empresa, piensa en cuántas veces ha cambiado lo que haces o la forma en que lo haces, ten en cuenta también cómo han ido evolucionando los requisitos de tus clientes y las características de calidad de tus productos o servicios.
Estos elementos no necesariamente van a permanecer estáticos por lo que las tecnologías utilizadas deben ser flexibles y fáciles de modificar o integrar con nuevos procesos.
A su vez estas las tecnologías utilizadas deben ser capaces de afrontar picos de demanda sin requerir grandes inversiones extras por lo que deben ser soluciones escalables.
Además, puede que necesites el manejo de información sensible acerca de tus clientes o el personal de tu empresa por lo que además deben ser seguras.
Las tecnologías en la nube (cloud) son una solución excelente para garantizar el cumplimiento de los requisitos anteriores ya que proveen de una infraestructura y/o servicios altamente escalables, flexibles y seguros.
Otro elemento importante que además pudiera ser considerado como un requisito en los proyectos de transformación digital, es que la información que se genera sea accesible por quien la requiere en el momento que la requiere. Este es un requisito más específico y está estrechamente ligado a los procesos de desarrollo de software. Sin embargo, consideramos que es un elemento a tener en cuenta desde el inicio del proceso ya que a largo plazo y en la medida que se escala el proyecto o se añaden nuevas soluciones garantiza elimina la duplicidad de información y mejora la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa.
Otras tecnologías utilizadas comúnmente en procesos de transformación digital son Data Analysis, Business Intelligence, ERP, Big Data, CRM, herramientas y procesos DevOps, entre otras muchas. Por supuesto, para cada una de estas tecnologías existen numerosas herramientas y estas varían en dependencia de las necesidades del proyecto pero lo fundamental es que su uso garantice el retorno de la inversión realizada y un impacto positivo en tu empresa. Aquí puedes ver las herramientas específicas con las que trabajamos en Precise Future.
Finalmente, si necesitas automatizar procesos de tu empresa, te interesa desarrollar la transformación digital o parte de ella o simplemente necesitas más información acerca de este tema, no dudes en contactarnos.
Y si eres una persona que se dedica a ofrecer estos servicios esperamos que esta lectura te haya sido útil, además, nos interesaría mucho saber tu opinión acerca de este artículo, si crees que nos faltó algo por mencionar o tienes una forma distinta de trabajar. Siempre estamos abiertos a sugerencias con el objetivo de garantizar la mejora continua de nuestros procesos.
